Situación: Te han pedido planear un evento que envuelva a la comunidad artística. Tiene que ser un gran éxito, pero no tienes un gran presupuesto. ¿Imposible? ¡No, no lo es!

Solución: Si creas una red con otros miembros de la comunidad artística, presentas tu evento a los locales cercanos y empresas, y creas un equipo de socios dispuestos a apoyar tu causa, estás en el camino obligado a tener éxito. Utiliza estos 5 simples consejos que te ayudarán con tu evento de la comunidad artística, o cualquier otro evento de la comunidad, a hacerlo despegar (y volar).

1. Escoje un lugar que se beneficiará con un mayor flujo de tráfico. Si se trata de un lugar que es cercano y querido a tu corazón, aún mejor.

Un lugar con electricidad, agua y servicios sanitarios es lo mejor ya que no tendrás que alquilar la infraestructura por separado. Si se puede establecer por qué tu evento será beneficioso para el lugar, es posible que puedas ser co-presentante con ellos y ni siquiera necesitarás alquilar el espacio. ¡No pierdes nada con preguntar!

2. Reúne tus recursos.
Define claramente tu causa y compártela con otros. Te sorprenderá lo fácil que es reunir a un grupo de voluntarios locales que están dispuestos a ayudarte en el proceso de planificación. Ésta puede ser otra persona, o varias personas que tienen diferentes áreas de interés y habilidades. Establece una visión común de lo que el evento será para que todos trabajen en conjunto hacia la misma meta.

Nuestra Especialista en Artesanía, Tamara Clammer, recientemente planeó un evento en la Plaza Freighthouse en Tacoma, Washington. Su comité estaba formado por el administrador de la propiedad Freighthouse Square, un talentoso artista y coordinador, que anteriormente formaba parte de una cooperativa local, y Tamara. Ellos dos reunieron a todo su talento y su red de artistas para lograr tener un evento para la comunidad de artes gratuitamente organizado por la comunidad para la comunidad. Además, un grupo de autores locales se unieron, proporcionaron tráfico adicional al evento, mientras que al mismo tiempo, dieron a los autores la oportunidad de compartir fragmentos de sus libros y aumentar el número de personas en su red.

3. Planea una variedad de actividades y entretenimiento para todas las edades.
Una poderosa comunidad de eventos artísticos tiene la capacidad de atraer a una amplia variedad de personas. Esto es importante tener en cuenta al reservar y programar el entretenimiento. Cuando se proporciona una diversa gama de opciones para todas las edades, atraerás a un público más amplio.

Tamara publicó una convocatoria de artistas en Craigslist, preguntando si a alguien le gustaría participar en un evento gratis a la comunidad de artes con un tema práctico e interactivo. Todos los que respondieron fueron invitados a un recorrido para mirar el espacio y determinar lo que les gustaría hacer. Como resultado, las actividades del evento incluyeron la lectura de Tarot, magia, comedia, roller derby, juegos, pintura, LEGO, y mucho más.

Consejo: La creación de áreas de descanso en tu evento, para que la gente se siente y se relaje, siempre es una buena forma de darles tiempo para descansar antes y durante las actividades. Esto también ayuda a que la gente se quede un poco más de tiempo en el lugar.

4. Crea soluciones creativas que no cuesten dinero. 
Investiga el espacio disponible y piensa en ideas y formas divertidas de relacionarse con él. Te sorprenderás de lo creativo e imaginativo que puedes ser.

En el evento de Freighthouse Square, en la sala de banquetes tenían una pista de baile cuadriculada blanca y negra. Tamara transformó ese espacio en un GIGANTESCO juego de damas usando cubos de LEGO vacíos de color rojo y negro como las piezas de damas (generosamente donadas por el negocio de LEGO en el piso inferior). ¡Funcionó a la perfección!

5. Invita a TODOS 
Una vez que hayas finalizado el lugar, fecha y hora de tu evento, ¡enlístalo!

Brown Paper Tickets es un gran recurso. Con nosotros puedes crear eventos gratuitos o eventos con boleto, ¡y todo gratis! Cuéntales a todos tus amigos, familia, propietarios de cafeterías, tiendas y restaurantes sobre tu evento. Pídeles a tus amigos que les digan a sus amigos y a su familia. La página de tu evento en Brown Paper Tickets se vincula y fácilmente se puede añadir a tus cuentas de Facebook y Twitter, otra gran manera de promocionar. Por último, enlista tu evento en un periódico local. Para ello, decide por qué tu evento es increíble y por qué los medios de comunicación locales deben saber de él, y luego ponte en contacto con ellos. Ser agregado a la lista de eventos es grande, pero si puedes escribir un artículo, aún mejor. ¡A vender boletos!

Buena suerte con tu evento para la comunidad artística… y recuerda, ¡diviértete!

Si deseas ayuda adicional de promoción o de ideas para tus eventos, no dudes en enviarnos un email a:Promo@BrownPaperTickets.com o llama al (800) 838-3006 (opción 5). Siempre estamos aquí para ayudarte.

Para leer más sobre el evento en el Freighthouse Square producido por Tamara, lee estos artículos:

• Tacoma Stories article – (en inglés)
• Tacoma Weekly article – (en inglés)

Si deseas comunicarte con Tamara para averiguar cómo tuvo tanto éxito con su evento o para ayudarte con tu propio evento, escríbele a: Tamara@BrownPaperTickets.com.

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