LES 5 ERREURS À ÉVITER LORS DE L’ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT

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La nouvelle année qui commence vous offre l’occasion de renforcer votre stratégie de planification événementielle et de la rendre encore meilleure. Planifier un événement n’est pas chose facile. Nous en sommes conscients. Un petit détail peut peut se transformer en obstacle majeur. Quelles sont les erreurs principales à éviter ?

1. Tarification compliquée.
Gagnez du temps et évitez les maux de tête en conservant une structure de prix simple. Bien que les festivals et les conférences puissent apparaître comme l’endroit idéal pour mettre en place une structure de prix complexe avec des laissez-passer, les organisateurs d’événements peuvent atteindre les mêmes niveaux de vente (voir les dépasser) avec une tarification plus simple et intuitive. Par exemple, lors de la configuration de vos prix, évitez les tranches d’un dollar : 11$, 21$, 31$ qui rendent la vente en espèces beaucoup plus difficile.

Un conseil : Indiquez clairement les moyens de paiement disponibles à la porte le jour de de votre événement (par exemple en espèces uniquement, espèces et carte bancaire, etc…) pour éviter la confusion.

2. Budget insuffisant
Pour réussir votre événement, vous devrez vous entourer de suffisamment de personnel. En cas de problème, vous devrez disposer d’individus capables de répondre aux questions et de gérer la situation. Lors de l’établissement de votre budget, pensez aux catégories requérant davantage de ressources financières (location mobilier, restauration, recrutement, électricité, etc…)

3. Mauvaise gestion du Box Office
Le jour de votre événement, assurez-vous que le personnel à la porte puisse avoir accès rapidement à la liste des participants. En effet, il est probable que certains individus aient oublié leurs billets imprimables à domicile ou aient perdu leurs billets physiques. Configurez un système qui permettra à votre personnel à la porte de facilement confirmer les achats des participants. Faites un test pour déterminer le temps dont vous aurez besoin pour vérifier les différent types de billets et faire entrer les participants de la manière la plus efficace et rapide possible.

4. Échec face aux imprévus 
Des imprévus peuvent se produire. Et l’événement que vous avez planifié depuis des mois peut être ruiné en quelques minutes. Restez flexible et mettez en place des solutions de secours en cas d’imprévu. Restez régulièrement en contact avec vos acheteurs de billets. Maintenir une bonne relation avec votre équipe en charge de la billetterie est également crucial en cas d’annulation ou de remboursement.

5. Étude de marché insuffisante 
La bonne connaissance de votre public est l’un des aspects les plus importants lors de la planification et la promotion d’un événement. Vos participants sont-ils fous de nouvelles technologies ? Actifs sur les médias sociaux ? Vos événements requièrent-ils un paiement en espèces ? Certains acheteurs de billets préféreront acheter au guichet ou commander par courrier. L’inscription en ligne permet d’augmenter la visibilité de votre événement. Apprenez à faciliter la transition vers le web pour vos participants. Envoyez-les directement vers votre lien d’achat et mentionnez les numéros à appeler pour traiter les commandes par téléphone ou en cas de remboursement. Une bonne communication est essentielle.

Nous venons de vous présenter les principales erreur à éviter lors de l’organisation d’un événement. Tenez-nous informés des difficultés que vous avez rencontrées en 2013 en remplissant le sondage ci-dessous (en anglais). Et si vous avez des questions concernant la promotion événementielle, appelez-nous au (800) 838 3006 (poste 5)depuis les États-Unis ou le Canada ou au 01 82 88 07 32 (poste 5) depuis la France ou Monaco, ou écrivez-nous àPromo@BrownPaperTickets.com.

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