LOS 5 PRINCIPALES ERRORES DE LOS EVENTOS DE 2013

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Durante todo el año hablamos con miles de organizadores de eventos. ¿Cuáles son las 5 mayores meteduras de pata en la planificación de eventos? Al compartir con usted estas lecciones aprendidas, esperamos ahorrarle tiempo, dinero y frustraciones, como también facilitarle su entrada a 2014. ¿Quiere un evento bien llevado? Planifique y simplifique. Evítese las tribulaciones.

1. Fijación de precios complicada 
Mantener una fijación de precios sencilla le ahorrará tiempo y ahorrará dolores de cabeza tanto para usted como para los asistentes. Aunque los festivales y las conferencias parecieran ser los entornos perfectos para implementar tipos de boletos y pases complicados, los productores de eventos pueden lograr la misma cantidad o más de ventas con una fijación de precios intuitiva y básica. Cuando establezca los precios, evite los incrementos de un dólar (como por ejemplo $11, $21, $31). Precios así dificultarán demasiado el manejo del efectivo y del cambio en la puerta o en la entrada.

Consejo: Deje claros los métodos de pago disponibles en la entrada del evento (p. ej., solo efectivo, o efectivo y débito/crédito, etc.). Al explicar claramente las reglas, evitará confusiones en taquilla.

2. Falta de personal 
Tener bastante personal a mano durante un evento es crucial para poder gestionar un evento exitoso. Si hay problemas, necesitará gente que esté disponible para responder a preguntas o dudas sobre la marcha. Cuando designe recursos para su evento, piense en las categorías que necesitarán más recursos financieros que otras (p. ej., alquiler de mobiliario, servicio de comidas, personal, electricidad, etc.).

Todo el mundo quiere celebrar eventos al menor costo posible. Pero si usted tiene 200 boletos ya vendidos que están esperando en taquilla a que sus dueños vengan a recogerlos, y espera además que unas 100-200 personas más se presenten el mismo día a comprar sus boletos, necesitará tener a más de 2 personas en la taquilla tanto para las ventas como para la entrega de los boletos ya vendidos.

3. Gestión inadecuada de taquilla 
Es el día del evento. ¿Sabe el personal de la entrada acceder con rapidez a la información de los asistentes? Prepárese para resolver los problemas de la gente que olvidó “imprimir los boletos en casa”, o que perdió sus boletos o que se apareció el día equivocado del evento.

A la hora de la entrada de los asistentes al evento, ¿qué significan los diferentes métodos de entrega elegidos (boletos físicos frente a los impresos en casa; recogidos en taquillas frente a comprados por móvil) para los empleados? ¿Cuánto tiempo lleva verificar estos tipos de boletos en la entrada? Ponga en marcha un sistema que confirme fácilmente las transacciones de los asistentes para el personal de taquilla. Haga pruebas con anterioridad para comprobar el tiempo que se tarda en verificar los diferentes tipos de boletos, para que la gente entre con rapidez.

Asegúrese de que el jefe de taquilla conozca el nivel de autoridad que tiene para dar una entrada gratis a un asistente en lugar de discutir durante 10 minutos (¡y retrasar la cola!) sobre si el asistente había comprado o no los boletos.

4. Falta de flexibilidad 
Los eventos pueden cambiar. Meses de planificación pueden verse arruinados en cuestión de minutos. Sea flexible y ponga en marcha planes alternos por si acaso algo no sale según el plan previsto. Prevea la posibilidad de problemas. Comuníquese regularmente con los compradores de boletos para establecer expectativas. Mantenga una buena relación con el equipo de soporte de inscripción en el evento, para gestionar reembolsos, una eventual cancelación del evento u otras situaciones.

Lleve el móvil siempre consigo para responder rápidamente a preguntas de último minuto o “apagar incendios”.

4. Insuficiente investigación de mercado 
Conozca a su audiencia. ¿Tienen conocimientos de tecnología los asistentes a su evento? ¿Están activos en las redes sociales? ¿Son una mezcla de conocedores técnicos y de novatos en la materia? Normalmente, ¿sus eventos necesitan un pago en efectivo? ¿Qué esperarán sus clientes? Algunos compradores de boletos están familiarizados con las ventas en taquilla y con comprar sus boletos a través de correo. Si bien el registro en línea expande la visibilidad de su evento, deje claros otros métodos para comprar boletos: incluya un enlace directo a la página del evento (en los correos electrónicos, en páginas de redes sociales, etc.), ponga el número de teléfono, etc. La comunicación es un asunto primordial.

¿Qué lecciones ha aprendido por las malas durante este año? ¿Tiene consejos sabios para compañeros productores de eventos? Responda a nuestra encuesta abajo. ¿Preguntas o dudas sobre la promoción de eventos, operaciones, planificación o marketing? Llámenos al número (800) 838-3006 (opción 5) o envíenos un correo electrónico a Promo@BrownPaperTickets.com.

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