LOS 5 PRINCIPALES ERRORES DE LOS EVENTOS DE 2013

Durante todo el año hablamos con miles de organizadores de eventos. ¿Cuáles son las 5 mayores meteduras de pata en la planificación de eventos? Al compartir con usted estas lecciones aprendidas, esperamos ahorrarle tiempo, dinero y frustraciones, como también facilitarle su entrada a 2014. ¿Quiere un evento bien llevado? Planifique y simplifique. Evítese las tribulaciones.

1. Fijación de precios complicada 
Mantener una fijación de precios sencilla le ahorrará tiempo y ahorrará dolores de cabeza tanto para usted como para los asistentes. Aunque los festivales y las conferencias parecieran ser los entornos perfectos para implementar tipos de boletos y pases complicados, los productores de eventos pueden lograr la misma cantidad o más de ventas con una fijación de precios intuitiva y básica. Cuando establezca los precios, evite los incrementos de un dólar (como por ejemplo $11, $21, $31). Precios así dificultarán demasiado el manejo del efectivo y del cambio en la puerta o en la entrada.

Consejo: Deje claros los métodos de pago disponibles en la entrada del evento (p. ej., solo efectivo, o efectivo y débito/crédito, etc.). Al explicar claramente las reglas, evitará confusiones en taquilla.

2. Falta de personal 
Tener bastante personal a mano durante un evento es crucial para poder gestionar un evento exitoso. Si hay problemas, necesitará gente que esté disponible para responder a preguntas o dudas sobre la marcha. Cuando designe recursos para su evento, piense en las categorías que necesitarán más recursos financieros que otras (p. ej., alquiler de mobiliario, servicio de comidas, personal, electricidad, etc.).

Todo el mundo quiere celebrar eventos al menor costo posible. Pero si usted tiene 200 boletos ya vendidos que están esperando en taquilla a que sus dueños vengan a recogerlos, y espera además que unas 100-200 personas más se presenten el mismo día a comprar sus boletos, necesitará tener a más de 2 personas en la taquilla tanto para las ventas como para la entrega de los boletos ya vendidos.

3. Gestión inadecuada de taquilla 
Es el día del evento. ¿Sabe el personal de la entrada acceder con rapidez a la información de los asistentes? Prepárese para resolver los problemas de la gente que olvidó “imprimir los boletos en casa”, o que perdió sus boletos o que se apareció el día equivocado del evento.

A la hora de la entrada de los asistentes al evento, ¿qué significan los diferentes métodos de entrega elegidos (boletos físicos frente a los impresos en casa; recogidos en taquillas frente a comprados por móvil) para los empleados? ¿Cuánto tiempo lleva verificar estos tipos de boletos en la entrada? Ponga en marcha un sistema que confirme fácilmente las transacciones de los asistentes para el personal de taquilla. Haga pruebas con anterioridad para comprobar el tiempo que se tarda en verificar los diferentes tipos de boletos, para que la gente entre con rapidez.

Asegúrese de que el jefe de taquilla conozca el nivel de autoridad que tiene para dar una entrada gratis a un asistente en lugar de discutir durante 10 minutos (¡y retrasar la cola!) sobre si el asistente había comprado o no los boletos.

4. Falta de flexibilidad 
Los eventos pueden cambiar. Meses de planificación pueden verse arruinados en cuestión de minutos. Sea flexible y ponga en marcha planes alternos por si acaso algo no sale según el plan previsto. Prevea la posibilidad de problemas. Comuníquese regularmente con los compradores de boletos para establecer expectativas. Mantenga una buena relación con el equipo de soporte de inscripción en el evento, para gestionar reembolsos, una eventual cancelación del evento u otras situaciones.

Lleve el móvil siempre consigo para responder rápidamente a preguntas de último minuto o “apagar incendios”.

4. Insuficiente investigación de mercado 
Conozca a su audiencia. ¿Tienen conocimientos de tecnología los asistentes a su evento? ¿Están activos en las redes sociales? ¿Son una mezcla de conocedores técnicos y de novatos en la materia? Normalmente, ¿sus eventos necesitan un pago en efectivo? ¿Qué esperarán sus clientes? Algunos compradores de boletos están familiarizados con las ventas en taquilla y con comprar sus boletos a través de correo. Si bien el registro en línea expande la visibilidad de su evento, deje claros otros métodos para comprar boletos: incluya un enlace directo a la página del evento (en los correos electrónicos, en páginas de redes sociales, etc.), ponga el número de teléfono, etc. La comunicación es un asunto primordial.

¿Qué lecciones ha aprendido por las malas durante este año? ¿Tiene consejos sabios para compañeros productores de eventos? Responda a nuestra encuesta abajo. ¿Preguntas o dudas sobre la promoción de eventos, operaciones, planificación o marketing? Llámenos al número (800) 838-3006 (opción 5) o envíenos un correo electrónico a Promo@BrownPaperTickets.com.

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CÓMO ENTABLAR RELACIONES CON BLOGGERS

La influencia de las recomendaciones de «boca en boca» es una de las formas más potentes y naturales de generar interés respecto de un evento o una causa. SegúnNielsen, el 43 % de los consumidores muestra una mayor disposición a hacer una nueva compra de un determinado producto o servicio cuando alguien se los recomienda. Los blogs se han convertido en una parte esencial de un nuevo sistema de medios de comunicación de «boca en boca». Un buen blogger, que tenga un número importante de seguidores y que cuente con una o más plataformas digitales, puede ayudarlo a amplificar su mensaje y difundir noticias sobre usted y sus eventos. Lea con atención los consejos siguientes sobre cómo establecer conexiones duraderas con la comunidad de bloggers.

1. Enfóquese en su nicho de mercado 
Los bloggers suelen mostrar claros intereses de determinados nichos de mercado. Por lo que resulta más fácil invitar estos bloggers a un evento que invitar a otros medios de comunicación tradicionales. Cuando investigue esto, piense en los bloggers que son relevantes e influyentes en su área. Si está presentando una clase de cocina en un restaurante, piense en algo original y busque a personas que escriben blogs sobre alimentos con diferentes perspectivas. Busque blogs de mamás acerca de la preparación de alimentos, de organizaciones de cultivo de alimentos y, por supuesto, de gourmets. Cada industria tiene subcategorías y mercados objetivo. Preste atención a los blogs que ya han escrito acerca de su competencia; es más probable que también tengan interés en escribirle a usted.

Consejo: Blog Catalog y Google Blog Searchson algunos recursos gratuitos de búsqueda de blogs sobre intereses específicos.

2. Recompense a los lectores 
A veces, algo tan simple como una bolsa de regalo bien llena es suficiente para garantizar una publicación especial en un blog. Aun mejor, los regalos incluidos en las bolsas también se pueden utilizar como obsequios o premios de concursos para los lectores. Además, puede ofrecer códigos de descuentos exclusivos a los lectores del blog, para futuros eventos o espectáculos. Los bloggers actúan como canales virtuales de su mensaje. El potencial de que su evento se torne viral depende en gran parte de alentar a los lectores. No olvide incluir un enlace (no un adjunto) a fotografías y vídeos asociados a su evento o a la industria acerca de la que el blogger escribe, lo que sería adecuado incluir con un blog acerca de su evento. ¡Los bloggers necesitan ayudas visuales para mantener el interés de los lectores!

3. Simplifique su mensaje 
Hacer que la información sobre su evento se pueda compartir con facilidad es clave para la difusión a través de los medios de comunicación. Es lo mismo en el caso de los bloggers. Organice toda la información necesaria para su evento, incluyendo: fecha, hora, lugar, imágenes del evento, folletos, información sobre estacionamiento, etc. Si un blogger no tiene que pasar horas investigando sobre su evento, es más probable que lo incluya en su plan de publicaciones.

Consejo: Confeccionar publicaciones listas para Facebook, Twitter e Instagram puede ayudar a difundir los mensajes en diversas plataformas sociales. Si ha creado una etiqueta de Twitter (hashtag) especial para el evento, también puede empezar a difundir el evento semanas antes de que comience.

4. Cree una comunidad auténtica 
A medida que comience la difusión, sea cordial en sus esfuerzos. Si ve que publican con antelación un artículo sobre su espectáculo, comente, comparta y ponga “Me gusta”. Retuitee los tweets y siga al blogger con anticipación, para que tengan alguna idea de quién es usted antes de recibir su invitación. No olvide agradecerles tanto en público como en privado por su cobertura y trátelos como VIP en su evento. Nunca se sabe lo que una relación magnífica con un blogger puede significar para uno en el futuro.

Estos consejos para principiantes deberían servirle para empezar con sus esfuerzos de difusión. Si tiene alguna pregunta o comentario acerca de cómo invitar a bloggers a sus eventos, envíenos un mensaje de correo electrónico a Promo@BrownPaperTickets.com o llame al (800) 838-3006 (Opción 5).

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FINANCIACIÓN COLECTIVA (CROWDFUNDING) BÁSICA:

Aproximadamente el 33% de todas las donaciones en línea en un año se realizan durante el mes de diciembre, de acuerdo con Network for Good. Y con el fin de año a la vuelta de la esquina, piensa en cómo la financiación colectiva puede ayudar significativamente a tu evento. ¿Eres nuevo en la financiación colectiva? Lee algunos de sus aspectos básicos a continuación.

Definición de financiación colectiva 
La “financiación colectiva” es un método para financiar un proyecto o empresa mediante numerosos aportes de pequeñas cantidades de dinero realizados por muchas personas, normalmente a través de Internet. Es una forma de financiación que utiliza una red de amistades, familia o colegas para financiar una causa o un negocio. En los términos más simples, el “crowdfunding” conecta a la “colectividad” con individuos u organizaciones que necesitan fondos. Al ser tu audiencia los inversionistas, la financiación colectiva convierte a los compradores de entradas en parte de tu evento mucho tiempo antes de que el evento tenga lugar.

Los elementos de de la financiación colectiva 
La principal razón por la que es tan exitosa es porque logra que los donantes se sientan parte de un proyecto inspirador. Los servicios como Kickstarter e IndieGoGoson las plataformas más populares de financiación colectiva, aunque no son las únicas. Existen otras comoCrowdfunderRockethubCrowdrise y algunas más. Investiga cuál se alinea mejor a tus necesidades y selecciona la opción que más te convenga. Cada uno de estos productos ofrece esencialmente lo mismo: una plataforma en línea que acepta donaciones, en ocasiones con cierto nivel de compensación al inversionista. Cuando un cliente decide donar a tu causa, puedes describir lo que recibirá a cambio (por ejemplo, un cartel de edición limitada, una camiseta, brazalete, o un trato VIP en el evento). Mientras más atractivo sea el beneficio, habrá mayores posibilidades de una donación.

Consejo: No temas fijar un donativo mínimo muy bajo. Una donación de $1 puede parecer poco, pero la clave de una campaña de financiación colectiva es que muchas personan donen pequeñas cantidades de dinero. Las personas donan con mayor facilidad $1 que $100.

Financiación colectiva mediante eventos
Un gran recurso para mejorar una campaña de financiación colectiva es el uso de eventos como parte de la compensación por la donación. Por ejemplo, los eventos de inauguración de campañas, celebraciones de eventos importantes de financiación, los eventos que permiten a los donantes ser los primeros en probar y experimentar el proyecto, eventos que premian a los principales donantes y eventos que conmemoren el logro del objetivo de recaudación.

Financiación colectiva con un video
La mejor forma de reclutar inversionistas para tu campaña o causa es ayudándolos primeramente a comprometerse emocionalmente, mostrándoles lo especial que es el proyecto. Las personas se involucran con personas reales, historias reales y elementos visuales. Un video de campaña creativo es la mejor manera de comunicar por qué tu historia es tan especial. La tasa de éxito promedio de una campaña es de un 50% con un video, pero se reduce al 35% sin uno (Envato Notes). Sé diferente y tómate tiempo para integrar un video en tu campaña de financiación colectiva. Crowdsourcing.Orgte muestra paso a paso cómo realizar un gran video para financiación colectiva aquí.

Cronogramas de financiación colectiva 
En lo que respecta a financiación colectiva, las campañas cortas han demostrado ser las mejores. En promedio, proyectos de 20 – 30 días han logrado una tasa del 60% de éxito. Después de 30 días el porcentaje de éxito comienza a reducirse. Las campañas cortas también te benefician al darte un acceso más rápido a la financiación y no tendrás que invertir meses de planeación y seguimiento a una campaña.

Financiación colectiva con amigos 
Promover una campaña de financiación colectiva es igual que promover un evento. Desarrolla una pequeña red de amigos y familiares para poner en movimiento tu campaña. La recomendación de boca en boca es una poderosa herramienta de mercadotecnia en línea, y la difusión en redes sociales es incluso más efectiva, especialmente cuando invitas a tus donantes a compartirlo con sus redes de amigos. Tus amigos pueden ser tus mejores portavoces en la comunidad.

Estos son solo los fundamentos de la financiación colectiva. Si te gustaría conversar sobre como implementar alguna de estas ideas, hablar sobre el uso de nuestra herramienta gratuita de donaciones, o si simplemente necesitas ayuda con otras ideas para la promoción de tu evento, llámanos al (800) 838-3006 (Opción 5) o escríbenos aPromo@BrownPaperTickets.com.

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INICIARSE EN EL MUNDO DE LOS VÍDEOS PROMOCIONALES

Ver vídeos se ha convertido en parte importante de la forma en que los usuarios de Internet emplean su tiempo en línea. Con una cifra aproximada de 1200 millones de transmisiones de vídeo, YouTube se ha convertido en un elemento esencial para la estrategia promocional de cualquier organización. Como productores de eventos, la creación de vídeos de calidad para sus exhibiciones y acontecimientos puede ayudarle a vender más entradas y aumentar de forma eficaz su presencia en línea. Dé los primeros pasos en el mundo de los vídeos promocionales leyendo nuestro consejos a continuación.

Elija el estilo de su vídeo
Elija el estilo de su vídeo Existen varios tipos de vídeos que pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos. Piense en su público objetivo y en el mensaje que quiere hacerles llegar. Los vídeos narrados pueden ayudarle a informar o formar al espectador; los vídeos testimonialespermiten que las perspectivas externas influyan en el comportamiento del cliente. También puede considerarlos vídeos del montaje para que los posibles asistentes a su evento puedan asomarse “entre bastidores” y despertar su interés.

Tenga en cuenta el tono del vídeo también juega un papel importante a la hora de despertar el interés. Sea creativo, divertido y accesible.

Corto y fresco 
A los 30 segundos de estar viendo un vídeo en línea, hasta el 33 % de los espectadores ya han cambiado a otra cosa, y a los 2 minutos hasta el 60 % (según TMG). Cuanto más largo sea su vídeo, más difícil resultará mantener el interés del espectador. No permita que su vídeo sobrepase el minuto y resalte la información más importante. Piense en el mensaje que está intentando transmitir y a quién está intentando convencer.

Consejo: Elaborar un guión o un “storyboard” de su vídeo podría ser de ayuda para mantenerlo conciso.

Recuerde que la calidad es clave 
Mientras planifica el equipo que necesita para el rodaje, recuerde que prácticamente todas las plataformas de alojamiento y transmisión de vídeos incluyen opciones de alta definición. Intente rodar con resoluciones de 1920 x 1080 o 1280 x 720 píxeles. De este modo se asegurará de que la imagen aparezca nítida y clara. Si no puede permitirse una cámara HD, pídale una a un amigo o llame a una tienda de cámaras y consulte los precios de alquiler. Es posible que algún establecimiento le permita tomar prestado el equipo a cambio de una breve mención en su vídeo. ¡Se trata de construir una comunidad!

Que resulte visualmente sugerente 
¡La gente adora el espectáculo! Sin gráficos visualmente atractivos, su vídeo se convierte en un canal de comunicación unidireccional. En vez de limitarse a hablarle al espectador, conserve con él. La inclusión de vivas ilustraciones, imágenes y animaciones ofrece medios para que los espectadores se interesen. ¿No es un experto en efectos gráficos de animación? ¡No se preocupe! Pruebe recursos gratuitos como Animoto oGoAnimate para dar vida a sus promociones en vídeo.

No olvide su “Llamada a la acción”
Al final del vídeo, ¿qué quiere que haga la gente? ¿Visitar su página web? ¿Comprar su nuevo álbum? ¿Comprar entradas para su próximo espectáculo? Deje bien claro a dónde quiere que se dirijan los espectadores. Puede probar la función de anotaciones de YouTube, que permite agregar fácilmente una pequeña imagen interactiva que llevará a los espectadores a sus otros vídeos.

Cargue sus vídeos y empiece a correr la voz mediante la promoción en línea. ¿Está buscando más ideas sobre el modo de configurar los vídeos promocionales o simplemente necesita más ayuda con la promoción de su evento? Llámenos al número (800) 838-3006 (opción 5) o envíenos un correo electrónico aPromo@BrownPaperTickets.com.

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CINCO FORMAS PARA CREAR UNA LISTA SÓLIDA DE MEDIOS

Establecer relaciones positivas con la prensa puede ser una tarea abrumadora. ¡No temas! En la era digital, conectarse con los periodistas es más fácil de lo que pudieras pensar. Una parte fundamental de cualquier esfuerzo de relacionarse con los medios es mantener una lista de los medios saneada. Sigue nuestros consejos para construir una lista genial de medios y empieza a generar RP positivas para tus eventos.

1. Identifica los medios de comunicación objetivos 
Crea un grupo de lista deseada de medios de comunicación. Anota todos los shows de radio y televisión, periódicos, blogs y revistas en los que te encantaría ver publicado tu evento. Pon atención a los segmentos y publicaciones que se alinean con las metas, temas y sector de tu evento. Si están comprometidos con la misma causa, será más posible que quieran conocer más acerca de tu evento y estarán más ávidos también de oír acerca de ti.

2. Encuentra escritores y editores clave 
Una vez que hayas compilado una lista ideal de los medios de comunicación, los hayas leído y observado, busca de los reporteros específicos que puedan tener un interés en tu historia. Encuentra y recaba sus nombres, direcciones de e-mail y números telefónicos. Busca las personas con un historial acerca de escribir sobre temas relacionados al de tu evento, proveedores inteligentes de historias relacionadas con tu evento o gente responsable de asignar historias a los medios de comunicación. Este paso es el que consume más tiempo, pero es realmente tan importante como el identificar los medios de comunicación ideales.

3. Personaliza el tono de tus correos 
Personaliza los correos electrónicos que envías a cada periodista respecto a su interés y ritmo individual. Un porcentaje alto de tus contactos de los medios le pondrán atención, escribirán acerca de ello y aceptarán tu siguiente e-mail. Si creas una gran lista de prensa, asegúrate de que el ángulo del comunicado de prensa concuerda con los medios de comunicación o con el interés del reportero a quién se lo estás enviando.

4. Aprovecha los medios sociales 
Si no cuentas con los medios financieros para adquirir una lista de los medios de los vendedores como Vocus oCision, revisa los medios sociales para empezar la conversación. Twitter se ha convertido en una herramienta sumamente poderosa para un lanzamiento, hoy en día. Encuentra periodistas y bloggers que te gustaría seguir y divídelos en listas debidamente etiquetadas. !Tú puedes crear listas específicas a la industria o tipo de medios gratuitamente! If you’re not in the financial position to purchase a media list of emails from vendors like Vocus or Cision, look to Social Media to start the conversation. Twitter has become an extremely powerful pitching tool today. Find journalists and bloggers that you’d like to follow and segment them into appropriately labeled lists. You can build lists specific to industry or media type for free!

Nota: Para consejos de cómo configurar tus listas personalizadas de Twitter, da clic aquí.

Cuando encuentres una publicación, un periodista o un blogger en línea, echa un vistazo a sus colecciones de temas para ver qué es lo que informa su contenido de medios de comunicación. Localiza la presencia de los medios sociales de cada reportero y busca oportunidades para involucrarte en la conversación.

5. Utiliza los recursos gratuitos de RP
Las RP pueden ser costosas. Sin embargo, los recursos gratuitos como HARO están disponibles en línea para identificar a los reporteros que ya están escribiendo historias relacionadas con el tópico de tu evento. Ellos también pueden aprovecharte como alguien que puede citar una historia en la que ya están trabando.

Estos son solamente los fundamentos. Para una guía paso a paso sobre cómo diseñar tu lista de medios de comunicación, lee toda nuestra guía de recursos aquí. Aún mejor, también ofrecemos listas custodiadas de medios sociales para nuestros productores de eventos gratuitamente. Para averiguar acerca de esto servicio o si deseas más información sobre crear una lista de medios de comunicación, contacta a nuestro equipo de Promociones de Eventos en:Promo@BrownPaperTickets.com o llama al (800) 838-3006 (Opción 5).

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CÓMO INSTALAR GOOGLE ANALYTICS

Como defensores de DIY (hazlo tú mismo), entendemos la importancia de medir el éxito en formas asequibles. Cuando se trata de administrar tu presencia en línea, rastrear los resultados es una manera fácil de abogar por subsidios o financiamientos adicionales y, en definitiva, te puede ayudar a planear eventos a futuro. Google Analytics, que se utiliza en más de 15 000 000 de sitios web en todo el mundo, puede ayudarte a monitorear quiénes visitan tu sitio, de dónde son y con qué frecuencia lo visitan. Esta información te ayudará a descubrir cómo planear y promover tus eventos. Lee nuestras sugerencias para empezar a usar Google Analytics.

Cómo empezar 
Antes de empezar a usar Google Analytics para rastrear la actividad de tu sitio web, necesitas crear una cuenta en Google. Primero, visitahttp://www.google.com/intl/es/analytics/, registra una cuenta o inicia sesión con la información de Google con la que ya cuentas. Tendrás que introducir la dirección de tu sitio web, la información de contacto, etc.

Selecciona las propiedades de tu cuenta 
Antes de instalar el código de rastreo en tu sitio, asegúrate de seleccionar el tipo correcto de sitio web que deseas rastrear. Google Analytics es compatible con distintos tipos de rastreo para una variedad de sitios web y configuraciones en línea. Puedes organizar tus informes de rastreo por usuarios, propiedades, tipos de sitios web y demás. Para la mayoría de los usuarios, la opción estándar es seleccionar el panel de control “Dominio individual”. Esta opción se usa por lo general para un blog o sitio web individual.

Configura tu código de rastreo 
Una vez que completes el proceso de registro, copia y pega el código proporcionado en el código HTML base de tu sitio. Los dos lugares para instalar el código son el encabezado y el pie de la página. Cada lugar tiene sus ventajas y desventajas. Si agregas el código al encabezado, rastreará todas las visitas aunque el visitante salga de la página antes de que ésta se haya cargado por completo, pero tal vez se incremente el tiempo de carga. Si agregas el código al pie de la página, ésta se cargará más rápido sin retrasos, pero no rastreará las visitas de los usuarios que salgan antes de cargar todo el contenido. Para obtener instrucciones sobre cómo instalar el código en tu sitio de WordPress, haz clic aquí.

Analiza la métrica
Una vez que inicies sesión en el panel de control de analítica apropiado, tendrás acceso a la métrica sobre la duración de la visita, el flujo de visitantes, la geolocalización, los tipos de dispositivos y las tasas de conversación. Si las personas salen muy rápido de tu sitio web en cierta página, puedes ajustar el contenido de manera acorde para convencer a las personas de que compren más boletos o mercancía. Si hay más personas que visiten tu sitio desde cierta área geográfica, tal vez te convenga concentrar más tus esfuerzos de marketing en esa ciudad. También puedes concentrar tu marketing más o menos en cierto dispositivo (dispositivo móvil, computadora, iPad, etc.) dependiendo de los resultados de los datos de tus visitantes.

Solo hemos cubierto las generalidades para que comiences a rastrear tu sitio web o blog con Google Analytics. Si deseas información más completa sobre cómo aprovechar al máximo tu cuenta, consulta la Guía para pequeños negocios de Google Analytics de SimplyBusiness.

Si quieres que nuestro equipo de promoción te ayude con cualquier cosa, no dudes en escribirnos aPromo@BrownPaperTickets.com o llamanos al 01800-681-9316 (opción 8).

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PRESENTACIÓN DE PRENSA 101

Si estás produciendo un evento visual, como un festival, un evento donde estas creando algo novedoso o una puesta en escena con un vestuario deslumbrante, considera la posibilidad de realizar una presentación de prensa.

El objetivo de una presentación de prensa es conseguir publicidad y lograr que el público conozca el evento antesde su realización. Si los medios de prensa están interesados ​​en tu evento pero tienen que esperar hasta que comience el espectáculo para poder escribir sobre él, la prensa te prestará atención una vez que el evento haya terminado, lo cual no te ayudará a vender boletos. Se requiere un gran esfuerzo para organizar un evento de prensa, pero la publicación de críticas y la exposición en los medios pueden ayudarte a atraer una gran cantidad de público, ¡por lo que bien vale la pena que inviertas tu tiempo en eso!

Paso 1: ¿Cuál es la parte más visual de tu evento?
Deberás concentrarte en determinar cuáles son los elementos visuales clave de tu espectáculo y quién quieres que sea entrevistado como parte de la noticia. Si estás organizando una carrera de autos antiguos, selecciona algunos de los vehículos más interesantes para presentárselos a la prensa. ¿Qué podrían experimentar los reporteros como parte de la historia? ¿Podrían viajar en uno de los vehículos, conducirlo o participar de alguna otra forma? Cuanto más interactiva sea la presentación de prensa, mayor cantidad de reporteros convocarás y más interesante será la historia.

Paso 2: Fija la fecha y la hora de tu presentación de prensa en el horario en que sea más cómodo para que los medios de comunicación la cubran. 
Esto significa que deberás realizarla en días laborales con un horario de inicio que esté entre las 10:30 a. m. y las 12:30 p. m. Si el evento de prensa tiene que ser por la noche, ten en cuenta que concurrirán menos medios de prensa.

Paso 3: Invita a los medios de prensa con la mayor anticipación posible.
Si fuera posible, avísale a la prensa con una anticipación de 4 a 6 semanas como mínimo. Puedes enviar las invitaciones por correo electrónico, pero si realmente quieres atraer la atención de la prensa, elabora un mensaje que se destaque del resto de la correspondencia habitual que la prensa recibe.

Paso 4: Ten todo preparado con antelación.
Asegúrate de tener todo organizado antes de que llegue la prensa. Ten listos los materiales visuales. Esto incluye todos los elementos visuales que hayas seleccionado, por lo menos un vocero de prensa con el que los reporteros puedan hablar y tus otros “aficionados” y/o asistentes al evento quienes contarán maravillas sobre el espectáculo. Ellos hablarán por ti. Tu club de fans o tu lista de correo serían una excelente fuente de “aficionados.”

Paso 5: Durante el evento, trata a la prensa como si fueran miembros de la realeza.
Dales un obsequio, si es posible un refresco y una hoja informativa sobre el evento que incluya los puntos clave de marketing que te gustaría que incluyeran en sus historias. No olvides incluir tu tarjeta de negocios para el caso de que necesiten hacerte alguna pregunta después. Asegúrate de que en el evento cada representante de los medios tenga la misma oportunidad de realizar entrevistas y de acceder a los materiales visuales que necesiten.

Si necesitaras más ayuda o ideas mientras planificas tu presentación de prensa, ¡no dudes en llamarnos y/o escribirnos! Estamos a tu disposición enPromo@BrownPaperTickets.com o en el 01800 681 9316 (Opción 5).

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CÓMO DISEÑAR UN POSTER

Ahora que has asegurado un lugar, entretenimiento y un calendario para tu evento, ha llegado el momento de empezar a promocionarlo. Con un poster muy bien diseñado, puedes generar entusiasmo para tu evento y verlo llegar a las masas a pasos agigantados. Sigue estos consejos para crear un poster poderoso para tu evento.

Conceptos básicos

1. Selecciona un estilo que se adapte a la sensación de tu evento
Usa lo que tienes. Un dibujo a mano, pintado, o un collage son posters que siguen teniendo y pueden tener bastante éxito, pero si te sientes cómodo con software de procesamiento de texto o diseño gráfico, ¡adelante! Cualquiera que sean tus habilidades, decide qué estilo y efecto quieres y respáldalo con tu medio o aplicación. ¿Te sientes perdido? Haz una búsqueda de imágenes online para el tipo de poster que necesitas hacer y absorve la inspiración. Si encuentras algo que te guste que se ajusta a la visión de efectos visuales de tu evento, usa tu intuición y reinvéntalo a tu gusto. La imitación es la forma más alta de adulación.

2. Selecciona imágenes atractivas
Menos es más, pero hay una gran diferencia entre lo simple y lo ordinario. Elige imágenes centrales que sean claras pero que tengan suficiente detalle para ser interesantes. Una fotografía bien compuesta de un artista puede ser eficaz, pero también puede serlo una ilustración aparentemente sin relación. Muchos posters cuidadosamente diseñados utilizan metáforas visuales para ilustrar algo de la experiencia de la actuación de una manera un tanto improvisada. Si estás usando imágenes de terceros, asegúrate de que utilizas imágenes de alta calidad que no estén pixeladas, estiradas o distorcionadas. Independientemente del enfoque que tomes, crea un punto de contacto claro con las imágenes poniendo atención a su posicionamiento. Trata de posicionar la imagen central, utilizando la regla de los tercios. Además, al agrupar varios objetos gráficos preséntalos en números impares para que se sientan orgánicos (es decir, 1, 3, 5, etc.).

3. Utiliza un tipo de letra que se conecte a las imágenes
El tipo de letra puede hacer o deshacer un gran poster. Sé único, pero no exageres. No tiene que usar todos los tipos de letras de lujo gratis que has estado recopilando. Puedes seguir las formas, patrones y texturas de tus imágenes a través del diseño de las letras que usas. Para estar seguro, limita el uso de diversos tipos de letras a 2 o 3, y no las utilices en más de 4 tamaños diferentes. Utiliza los tipos de letras más estilizados para los títulos y encabezados en un tamaño más grande para facilitar la lectura a distancia. Para el cuerpo del texto, utiliza un tipo de letra limpio y simple que sea fácil de leer en un tamaño pequeño. Presta especial atención a la alineación y sé consistente. No saltes casualmente del centro a la izquierda o a la derecha. Limita el uso de todas las letras en mayúscula para los títulos, y sé consistente en su uso. La diferencia entre el diseño de un profesional y un aficionado a menudo es más evidente a través del tratamiento de texto.

4. Cómo seleccionar colores con intención
¿No estás seguro de qué colores usar? Toma notas de los colores de las imágenes que has seleccionado. Si estás usando una fotografía, utiliza los tonos de la foto real (puedes utilizar la herramienta eyedropper si estás utilizando software de gráficos). Elige colores contrastantes. Los neutrales son agradables a la vista para el tipo de letra pequeña. Colores de alto impacto, como el rojo, naranja o amarillo, pueden llamar la atención con moderación a detalles importantes. Recuerda que debes seguir conectando con las características de los otros elementos, con la selección de colores, – ¿cómo te hace sentir? ¿Tiene fluidez con las texturas, las formas y las líneas de tu imagen y el tipo de letra? Este nivel de intención ayudará a tener un producto final coherente.

5. Armonía de los componentes
Haz escogido imágenes fuertes, tipos de letras excitantes y a la vez legibles, y una paleta de colores hermosos. Juega con estos elementos hasta que hayas logrado un buen flujo y equilibrio. El ojo debe moverse fácilmente de las atractivas imágenes al texto fácil de leer. Cuando se ubican adecuadamente todos los elementos deben unirse para crear una experiencia visual unificada. Toma unos pasos hacia atrás y dale un vistazo al diseño en su tamaño real. Si percibes objetos desconectados, modifica su orden hasta que la composición se sienta armoniosa y coherente.

¿Buscas más información sobre posters para tu evento? Descarga nuestra Guía de recursos sobre la creación y distribución de posters y permanece atento a nuestro artículo sobre cómo preparar posters para imprimir.

¿Necesitas más ayuda para diseñar carteles para tus eventos? Envvia un correo electrónico aPromo@BrownPaperTickets.com o llama al (800) 838-3006 (opción 5). Estamos aquí para ayudarte.

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10 FORMAS DE USAR LINKEDIN PARA TUS RELACIONES PÚBLICAS

LinkedIn se ha identificado como el lugar en línea para encontrar un empleo o trabajo en red con colegas del sector. Lo que mucha gente no sabe es su increíble capacidad para generar publicidad para tu empresa o tu evento. LinkedIn tiene más de 200 millones de usuarios, incluidos periodistas y blogueros que pueden producir entradas o artículos acerca de tus actividades de interés periodístico y citarte como líder del sector. Lee nuestras 10 maneras de como beneficiarte usando LinkedIn como una herramienta eficaz para ubicarte en los medios y mucho más.

1. Investiga los objetivos apropiados de los medios 
Busca el contacto de los medios de comunicación con quienes te gustaría conectarte y averigüa: dónde trabajaban anteriormente, los premios que han ganado, dónde fueron a la escuela, a qué grupos de LinkedIn se han unido, etc. Obtén información de LinkedIn que te pueda ayudar a mandar un mensaje más poderoso a través de los canales tradicionales de correo electrónico.

2. Haz conexiones
Una vez que hayas tenido una conversación con un periodista o bloguero, es fácil enviar una invitación para “conectar” con ellos a través de LinkedIn. Una vez conectado, pon atención sobre qué tipo de artículos les envias; piensa en LinkedIn como un “empujón” para un contacto personal que debe utilizarse sólo cuando tengas la historia perfecta para ellos.

3. Pídele a un amigo que lo haga por ti
El propósito principal de LinkedIn es hacer conexiones – con personas que conozcas o que quieras conocer. Si estás buscando conectar con un periodista, puedes solicitar a una conexión de LinkedIn para hacer la presentación. ¿No es mejor que un amigo haga la conexión en tu nombre?

4. Publica Blogs educativos, tópicos 
Escribe entradas educativas en el blog , tópicos que hagan referencia a la noticia que deseas promover. Publica estos blogs en tu página web de la compañía, con un botón “Compartir” de LinkedIn unido al blog. Si lo deseas, puedes suscribirte al RSS de LinkedIn, para que las publicaciones del blog de la página web de tu compañía se muestren automáticamente como actualizaciones en tu perfil de LinkedIn de la compañía. Recomendamos publicar sólo lo mejor de estas entradas en el blog para que tus seguidores no sean bombardeados con las actualizaciones.

Consejo: Los blogs te ponen al nivel de un experto en tu industria, lo que hace que los periodistas te citen en los artículos que escriben sobre la industria.

5. Utiliza LinkedIn Today
La revista online de LinkedIn, LinkedIn Today, tiene millones de lectores que podrían ayudarte a ti y a tu empresa a ser vistos como líderes. Manda un correo electrónico del blog creado en el paso 4 apublisher@linkedin.com para que sea considerado por esa publicación.

6. Pide recomendaciones sobre tu producto 
Al igual que la página testimonial de una empresa, LinkedIn tiene una sección de “recomendaciones”. No seas tímido, acércate a los clientes que están diciendo por teléfono y correo electrónico cuánto les gustan tus productos o servicios. Ve si estarían dispuestos a compartir su opinión en LinkedIn. Junta citas de la más amplia variedad de clientes de la industria para hacerlas más útiles a periodistas y blogueros.

7. Menciona a los portavoces de la empresa como “Guest Possibilities” en tu página de productos de la empresa 
Los productores de los medios de difusión, periodistas e incluso blogueros siempre están buscando fuentes importantes para citar en sus artículos. Haz que sea fácil encontrar a la gente adecuada para citar, junto con una breve descripción de su área de especialización. Y no te olvides de vincular a su perfil de LinkedIn.

8. Inicia una conversación con “Menciones” 
En tus actualizaciones, comienza a escribir el nombre de los medios de comunicación o de la industria a que deseas llamar la atención. Pon un enlace a tu comunicado de prensa o artículo en línea del que deseas hablar en la actualización. El medio que has conectado recibe información en tiempo real que ellos han sido “mencionados” y una respuesta será mucho más probable que con un correo electrónico.

Nota: hacerlo con moderación para que no sea considerado spam.

9. Crear o participar en grupos 
Dicen que es más fácil atraer a las abejas con miel que con vinagre, así que ¿por qué no atraer más contactos con los medios y bloggers creando grupos? Comienza siendo el anfitrión de discusiones relevantes a su tema de interés y participa en grupos de debates. Si tus entradas son relevantes verás que tus “solicitudes de conexión” aumentarán rapidísimo.

Bono: Puedes obtener ideas de temas y preguntas que surgen una y otra vez en la industria como posibles ideas para artículos en futuros blogs y comunicados de prensa.

10. Haz encuestas de tus grupos y seguidores 
Las encuestas a estos grupos te permiten preguntarle algo a sus miembros y te dan hasta 5 opciones para votar. Esta es una manera fantástica para recopilar datos para un futuro comunicado prensa. Trata de hacer la pregunta y luego escribe, “en comentarios por favor díganos por qué se siente así.”

Consejo: Para crear una encuesta en un grupo, en la pestaña de “Discusiones” del grupo, haz clic en “Encuesta” junto a la sección “Iniciar una discusión.” Escribe tu pregunta en el cuadro de “Preguntar.” Especifica hasta 5 respuestas para que el grupo elija. Opciones adicionales aparecerán después de entrar tu primera opción.

¿Estás buscando ayuda más detallada sobre cómo utilizar LinkedIn para relaciones públicas? Nos encantaría hablar contigo sobre tu plan y estrategia. Envíanos un correo electrónico a Promo@BrownPaperTickets.com o llama al(800) 838-3006 (opción 5).

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CÓMO PLANEAR TU PRIMER FESTIVAL

La primavera ya ha llegado y la temporada de festivales está sobre nosotros. Con el tiempo de tu parte, un gran festival puede atraer cientos o miles de asistentes a la vez que te ayuda a exponer tu negocio a una mayor cantidad de público. ¿Estás interesado en aprender a cómo configurar tu primer festival con éxito? Aquí tienes algunos conceptos básicos para empezar.

1. ¿Cuál es tu tipo de festival? 
Los festivales son los pilares de varios tipos de industrias. Mientras piensas acerca de cómo planear tu festival, trata de decidir lo que puedes llevar a las masas y rodéate de personas que entiendan y apoyen esa visión. Ya sea comida, música, arte o todo lo anterior, determina tu objetivo y empieza a conectarte con grupos o individuos que te gustaría tener presente.

Consejos: Los festivales que tienen opciones para todas las edades atraen la mayor cantidad de público. Ten en cuenta a las familias al decidir el tema y el tipo de entretenimiento que proveerás.

2. La ubicación es primordial
La ubicación del festival es casi tan importante como el tipo de festival. ¿Bajo techo o al aire libre? ¿En una universidad o en un centro de convenciones? Sea cual sea la situación, elije un espacio al que la gente pueda ir y venir. Un lugar cerca de las líneas de autobús con buen estacionamiento es siempre una ventaja. Accesibilidad a servicios higiénicos es también un factor importante.

3. Piensa en los costos 
En esta economía, el precio es un factor importante cuando la gente decide asistir a un festival. Considera ofrecer descuentos de preventa para ayudar a generar un “ruido” con semanas o meses de anticipación. También podrías considerar tarifas para estudiantes, jubilados o grupos. Trata de mantener el precio de las entradas generales a un nivel razonable para que la gente esté intrigada por tu visión del festival y no se intimide por el precio.

Consejos: Al diseñar tu evento para familias te ayudará a ganar popularidad y longevidad. Al establecer tus precios, piensa en ofrecer un descuento familiar.

4. Seguridad útil 
La seguridad es importante, por lo que siempre es una buena idea contratar agentes de seguridad en caso de que ocurra algún problema. Sin embargo, asegúrate de que la presencia de la seguridad no sea abrumadora o retraiga a tus asistentes. La seguridad debe ser eficiente y no aplastante.

5. Buena comida
Ya sea que estás planeando un festival de música o un carnaval, a todo el mundo le gusta comer. La mayoría de las veces la gente se siente entusiasmada con el tipo de comida y bebidas que un festival tiene para ofrecer. Al planificar, piensa en tus lugares favoritos para comer en tu área. Construir una comunidad positiva es importante para el éxito de los festivales; Además, la promoción mutua te ayudará también a hacer correr la voz. Apoyando a tus empresas locales ayuda a que tu festival tenga una identidad local y trate a sus invitados de fuera de la ciudad a una experiencia inolvidable.

6. Mantente organizado 
No te olvides de hacer un seguimiento minucioso de lo que se está llevando a cabo, cuándo y dónde. Una vez que esos detalles sean finalizados, compártelos con el público. Un asistente que puede planificar su experiencia en el festival puede ayudar a crear entusiasmo en torno a él. Nuestra página personalizada del productor puede ayudar con esto, o si tu festival es un poco más complicado, trabajamos bien con muchos programas de calendario.

¿Te gustaría tener ayuda más detallada sobre cómo configurar tu primer festival? ¡No hay problema! Mándanos un correo electrónico a Promo@BrownPaperTickets.com o llama al (800) 838-3006 (opción 5). Nos encantaría ayudarte.

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