Vous produisez un événement visuel, tel un festival, un atelier avec un création inhabituelle, ou un spectacle costumé sur scène ? Vous devriez songer à organiser une avant-première pour les médias.

Le but de cette avant-première est de vous faire remarquer par le public avant le début de votre événement. Si les médias sont intéressés par votre événement mais doivent attendre jusqu’à son début pour pouvoir écrire un article, alors la couverture médiatique n’aura sans doute lieu qu’après la fin de votre événement et ne sera donc pas très utile pour la vente de billets. L’organisation d’une avant-première demande des efforts mais l’obtention de critiques et d’une couverture dans la presse peuvent vous aider à attirer un large public, et donc de rentabiliser le temps que vous aurez investi !

Étape 1 : Quel est l’élément le plus visuel de votre événement ?
Concentrez vous sur les éléments clés de votre spectacle et décidez quelles seront les personnes qui seront interviewées dans le cadre de la couverture de presse. Si vous organisez un rassemblement de vieilles voitures, montrez deux des plus belles voitures à la presse. Les reporters peuvent-ils eux-même participer à cette expérience pour en faire part dans leur article ? Peuvent-ils faire un tour en voiture ? Jouer d’un instrument ? Ou participer d’une manière ou d’une autre ? Plus votre avant-première comportera un aspect interactif, plus vous pourrez attirer facilement des reporters et plus l’histoire deviendra intéressante pour eux.

Étape 2 : Planifiez la jour et l’heure de votre avant-première en fonction de l’agenda des médias pour leur permettre un accès facile. 
Cela veut donc dire en semaine entre 10h30 et 12h30. Si vous ne pouvez faire autrement que d’organiser votre avant-première le soir, vous devrez alors vous attendre à avoir moins de médias présents. Un nombre réduit de médias est toujours mieux que de n’avoir personne. Néanmoins, vous devriez tout de même cherche à maximiser cette ressource autant que possible.

Étape 3 : Invitez les médias à l’avance.
Envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Vous pouvez les envoyer par email mais si vous souhaitez vraiment obtenir l’attention des médias, envoyez une invitation par courrier dans un format inhabituel ce qui lui permettra de ressortir du lot.

Étape 4 : Mettez tout en place à l’avance.
Assurez-vous que tout est en place avant l’arrivée de la presse. Cela inclut les éléments visuels, au moins un porte-parole auquel les reporters peuvent s’adresser et quelques participants enthousiastes qui adorent votre spectacle. Ils parleront à votre place. Vous pourrez trouver ces participants dans votre fan club ou votre liste de diffusion.

Étape 5 : Lors de l’avant-première, prenez soin des médias.
Offrez-leur un petit cadeau, si possible des rafraichissements, et une feuille reprenant les principaux points marketing concernant votre événement que vous aimeriez qu’ils incluent dans leurs histoires et reportages. N’oubliez pas d’inclure votre carte de visite pour que, le cas échéant, ils puissent vous poser quelques questions plus tard. Assurez-vous d’offrir à chaque représentant des médias un accès égal aux interviews et aux éléments visuels dont il/elle aura besoin lors de l’événement.

Si vous souhaitez obtenir d’autres conseils ou avez besoin d’assistance lors de l’organisation de votre avant-première, n’hésitez pas à nous appeler et/ou à nous écrire. Nous sommes joignables àPromo@BrownPaperTickets.com ou au (800) 838-3006 (poste 5) depuis les États-Unis ou le Canada ou le 01 82 88 07 32 (poste 5) depuis la France ou Monaco.

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