Chaque hiver, nous sommes confrontés à la possibilité de pluie, de vent, de neige, de blizzards, d’innondations et de températures négatives. Tout ce que nous pouvons espérer est qu’une catastrophe ne se produise pas le jour de votre événement, mais que faire si cela arrive ? Voici cinq étapes à suivre si vous êtes confrontés à des décisions difficiles au beau milieu d’une tempête.

1. Contactez immédiatement le Service Client.
Lorsque vous devez faire face à l’annulation d’un événement, ou simplement à des complications en rapport avec un événement – par exemple des acheteurs de billets absents à cause du verglas – contactez notre service client immédiatement. Ils peuvent vous guider et vous aider à communiquer avec vos acheteurs de billets. Si votre événement est annulé en raison d’intempéries, ils peuvent vous aider à appeler ou contacter vos détenteurs de billets par courriel pour les tenir informés. De plus, en nous tenant informés de ce qui se passe, vous responsabiliserez notre centre d’appels et nous permettrez de mieux répondre aux questions de vos détenteurs de billets, et de procéder aux demandes de remboursement d’une maniére que vous aurez spécifiée.

2. Priorité aux clients.
Vos acheteurs de billets sont votre priorité numéro un. Vous pouvez transformer les intempéries en une opportunité de démontrer un service client impeccable. Si vous envisagez de reporter votre événement pour une date ultérieure, informez-en immédiatement vos titulaires de billets. Si un individu ne peut assister à la nouvelle date vous pouvez offrir un remboursement ou offrir un billet gratuit ou à prix réduit pour un événement futur.

Un conseil supplémentaire : Assurez-vous d’une présence sur le lieu de votre événement pour accueillir les acheteurs de billets qui se présentent à l’événement. Même si vous faites tous les efforts possibles pour contacter les acheteurs de billets, certains ne recevront peut-être pas le message. Marcher jusqu’à un bâtiment fermé, froid et vide n’est pas cool du tout.

3. Reprogrammez votre événement.
Il peut être plus facile de reprogrammer votre événement que de complètement l’annuler. Vous pouvez modifier la date sur la page de votre événement sur BrownPaperTickets en quelques étapes au lieu de créer une nouvelle page événementielle. Une fois de plus, assurez-vous de contacter leservice client pour que nous puissions vous aider, ainsi que vos acheteurs de billets, dans ce processus.

4. Fournissez des idées de modes transport alterntatifs
Le spectacle doit continuer. Vous pouvez vous demander quel sera le taux de fréquentation si la météo n’est pas bonne et que votre événement est toujours programmé. Quelques bonnes idées employées par d’autres organisateurs d’événements chez Brown Paper Tickets consistent à proposer des modes de transport alternatifs. Vous pouvez envoyer un courriel aux titulaires de billets avec les différentes options de lignes de bus. Nous avons aussi vu des organisateurs mettre en place des options de covoiturage pour les détenteurs de billets. Une fois de plus, notre service clientpeut vous assister dans ces démarches.

5. Ayez un plan B
Si vous planifiez un événement qui peut être soumis à des intempéries, pensez à établir un plan B. Nous avons constaté à de nombreuses reprises qu’il arrive qu’un groupe en première partie ne puisse se rendre sur place à cause de la neige. Assurez-vous d’être en mesure de pouvoir le remplacer par un autre groupe local si besoin est. Si le parking de l’établissement manque de personnel et qu’il neige pendant le spectacle, assurez-vous d’avoir des pelles disponibles. Recrutez des bénévoles pour vous aider. Gardez des câbles de démarrage à portée de main afin que personne ne se retrouve coincé toute la nuit dans votre parking. Imaginez les pires scénarios et essayez de trouver la meilleure solution. La possibilité d’intempéries se rajoute à la quantité de détails à considérer pour organiser un événement réussi. Plus vous êtes capable d’anticiper les pires scénarios possibles, mieux vous serez préparé à répondre à ces défis et à réussir votre événement, même si le pire se produit.

Notre service client est lá pour vous aider les bons comme les mauvais jours !
Appelez le 800.838.3006 (option 3) ou envoyez-nous un courriel á Support@BrownPaperTickets.com